Beoordelingsgesprekken in de kinderopvang 2.0

door | 4 sep 2020 | Cases, Performance Management

Verslag van de workshop ‘De toekomstige organisatie’ door Elly Oude Elferink tijdens het 18e Jaarcongres Management Kinderopvang, 3 september 2020.

Van beoordelingsgesprekken naar het goede gesprek en het talentgesprek. Hoe kunnen we pedagogische medewerkers in de kinderopvang steunen in hun werk en ontwikkeling met performance management nieuwe stijl?

Elly Oude Elferink deelde haar ervaringen over een thema dat HR Versterkers dagelijks bezighoudt: stoppen met beoordelen en in plaats daarvan goede talentgesprekken voeren.

Door de coronamaatregelen oogde de zaal wat leger, maar de belangstelling was groot. Er werd druk gepend en er waren leuke vragen. Elly besprak de volgende onderwerpen:

  1. Wie beoordeelt er nog en hoe?
  2. Het effect van beoordelen op functioneren
  3. Motivatie van mensen op het werk
  4. Ervaringen bij Forte Kinderopvang

1.      Wie voert nog beoordelingsgesprekken?

Na een korte introductie begon Elly met een kleine inventarisatie in de zaal. Wie voert er (nog) beoordelingsgesprekken? Dat is bij een klein aantal organisaties het geval. Medewerkers krijgen daar een score die zegt of ze het goed of minder goed hebben gedaan. Wie voert er gesprekken met medewerkers, maar geen beoordelingsgesprekken? Dat blijkt bij de meerderheid in de zaal het geval te zijn. Deze gesprekken worden omschreven als ‘positief en opbouwend’, ‘beschrijvend en niet scorend’, ‘we spreken elkaar aan’, ‘een energiegesprek’.

Elly: Wat opvalt is dat er amper beoordelingsgesprekken plaatsvinden. We hebben de indruk dat dit breder binnen de Kinderopvang geldt. In plaats van hoe te stoppen met beoordelingsgesprekken is de vraag hier eerder: hoe kom je van het ‘goede gesprek’ tot een talentgesprek? Een zinvol en motiverend gesprek dat gaat over functioneren en ontwikkelen en dat past bij de doelen en waarden van de organisatie.

Het Halo- en Horn-effect

Elly zoomt in op wat beoordelen precies is. En hoe eerlijk kan een mens beoordelen? Daar is veel onderzoek naar gedaan. Er zijn veel factoren die een beoordeling beïnvloeden. Twee bekende zijn het halo-effect en het horn-effect:

  • Iemand is vriendelijk, dan zal die ook wel zorgzaam zijn (halo-effect: op basis van één kwaliteit worden andere kwaliteiten aanwezig geacht)
  • Iemand is een beetje nors, dan zal die wel minder zorgzaam zijn (horn-effect: op basis van een ongunstige persoonlijke eigenschap wordt de hele persoon negatief bekeken)

Meer stoorzenders

Meer – subtiele – stoorzenders zijn:

  • De beoordeling die je zelf ontvangt beïnvloedt de beoordeling die je geeft
  • Een medewerker die je zelf hebt aangenomen beoordeel je hoger
  • Iemand die je aardig vindt beoordeel je hoger

Elly: Je ziet meer en meer organisaties een start maken met het afschaffen van beoordelingsgesprekken. Omdat ze niet werken! Of omdat het niet duidelijk is waar ze echt voor zijn bedoeld. En eigenlijk niemand er blij van wordt. Daarom zeggen wij: stop met beoordelen en ga echte talentgesprekken voeren!

2.      Het effect van beoordelen op functioneren

Een beoordeling leidt over het geheel genomen niet tot beter functioneren. Onderzoek wijst uit dat een beoordeling in 33% van de gevallen leidt tot beter functioneren, in 33% van de gevallen tot slechter functioneren en in  33% van de gevallen heeft het geen enkel effect op functioneren (Kluger en DeNisi).

Dus de vraag is: wat wil je eigenlijk bereiken met beoordelen? Als het je ambitie is om mensen te ontwikkelen in je organisatie, is het duidelijk dat een beoordelingssysteem een waste of money is!

 

3.      Motivatie van mensen op het werk

Motivatie maakt dat mensen hun werk met plezier doen. Wat motiveert mensen op het werk? Vroeger werd gedacht dat je mensen moest motiveren. Tegenwoordig weten we dat het vaak helemaal niet nodig is. Dat mensen veel motivatie van zichzelf hebben en dat het er om gaat om de intrinsieke motivatie de ruimte te geven. En niet tegen te werken.

Het gaat om de creatie van die omstandigheden, van een context, waarin mensen gemotiveerd worden door wat ze graag doen en waarin ze de ruimte krijgen om zichzelf te ontwikkelen. Dan floreren mensen! Volgens de zelfdeterminatietheorie van Deci en Ryan zijn de volgende drie voorwaarden daarbij bepalend:

  • Autonomie: je kunt keuzes maken en beïnvloeden wat je doet en hoe je werkt
  • Compententie/bekwaamheid: je kunt goed werk leveren en je kunt je ontwikkelen
  • Verbondenheid: je hebt het gevoel waardevolle relaties te hebben op het werk en gezien te worden als mens.

Sterk spul

Dit noemen wij ‘sterk spul’! Als je er de ruimte aan geeft werkt het sterk motiverend voor je mensen. Als je het ondermijnt – meestal onbewust – heeft het een sterk demotiverende uitwerking. Deze kennis belangrijk!

 

4.      Ervaringen bij Forte Kinderopvang

De missie van Forte luidt: ‘Samen het beste uit jezelf halen’. Dat geldt voor de kinderen, de ouders én voor de medewerkers.

Voor medewerkers betekent dit concreet dat zij niet alleen worden geacht goed te functioneren, maar ook om zich te blijven ontwikkelen. Dit wordt ondersteund met een actief opleidings- en scholingsbeleid. Er was een gesprekkencyclus met zogenaamde POP-gesprekken, waarin leidinggevenden hun medewerkers en medewerkers zichzelf scoorden op competenties.

Dit voldeed niet meer. Maar niet helder was wat men wél wilde. Daarom is als eerste de klantvraag helder gemaakt: ‘Ontwikkel een manier van gespreksvoering die gaat over functioneren en ontwikkelen, passend bij de doelen en waarden van Forte en die continue persoonlijke ontwikkeling stimuleert. En die inspirerend is, anders werkt het niet!’.

Agile-achtige werkwijze
Vanuit een HR-silo een gesprekscyclus bedenken en dan uitrollen is oldskool. We zijn op een agile-achtige manier met Forte aan de slag gegaan. In vogelvlucht een aantal stappen: instellen werkgroep met gebruikers, inventarisatie wensen, vaststellen uitgangspunten, ontwikkelen handleiding, pilot talentgespreken, training motiverende gesprekstechnieken, concreet model ontwerpen en testen in twee pilots, talentboek ontwikkelen, gebruikersvriendelijkheid verbeteren, aanvullende procedures ontwikkelen, implementatie, evaluatie.

Het resultaat? Een compleet nieuwe manier van gesprekken voeren tussen medewerker en leidinggevende. Deze manier van werken stelt de medewerker in staat om de eigen talenten te achterhalen en te ontwikkelen binnen de visie, waarden en het beleid van Forte. Het talentgesprek en talentboeken zijn producten die deze aanpak ondersteunen.

Wat is nieuw in nieuw performance management?

Kenmerken van nieuwe talentgesprekken
wanneer medewerker kiest moment
waarover medewerker kiest 2 uit 6 onderwerpen
voorbereiding kan met talentboek, niet verplicht
leidinggevende reflectie op eigen stijl
gesprek centraal geen afleiding
gespreksvoering waarderende gesprekstechniek
onvoldoende functioneren? gescheiden traject

 

Onderscheidende kenmerken zijn:

  • minimale voorschriften
  • focus op talent en talentontwikkeling
  • ruimte voor individuele verschillen

Twee belangrijke succesfactoren

Aan het einde kwamen er veel vragen uit de zaal. Over de aanpak, de producten, de begeleiding. Wat zijn de pijlers van onze aanpak? Dat het hele proces altijd plaatsvindt in nauwe samenwerking met de gebruikers. En dat je in pilots uitprobeert wat werkt en wat niet. Twee belangrijke factoren voor succes!

Ter afsluiting

We zien dat de verschillende organisaties allemaal op hun eigen manier in het onderwerp geïnteresseerd zijn. Sommigen zijn er al mee aan de slag, andere willen nog. Naast praktische tips gaf Elly’s presentatie dan ook veel food for thought. Voor vragen kan men altijd terecht bij elly@hrversterkers.nl.

Uitgebreide beschrijving van de Forte casus >

Meer weten over ? Neem contact op.

Beoordelingsgesprekken en het effect op functioneren

VERSTERK OOK JE HR.
BEGIN HIER!

Waar loop je tegenaan? Wat gaat goed, wat kan beter?
Wij kijken wat het beste past bij jouw situatie en daar beginnen we dan mee. Niet meteen hele trajecten, maar korte, snelle stappen en meteen resultaat.

Wat wil je van ons weten?

4 + 14 =